Privacy Policy
The full policy is provided in Japanese, as that is the version with legal effect in Japan. Please ask our reception if you would like it explained in English.
ロイ歯科クリニック（以下「当院」）は、患者さまからお預かりする情報を、 次のとおり取り扱います。
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1. 取得する情報
ご予約とご来院にあたり、次の情報をお預かりします。
- お名前、電話番号、メールアドレス
- ご予約の内容（初診・再診の区分、ご希望の診療内容、ご希望の担当者、日時、表示言語）
- LINE と連携された場合：LINE のユーザー識別子、およびメールアドレス
- 診療に関する記録（処置の内容、歯の部位、経過のメモ、口腔内の写真）
- アクセス記録（接続元 IP アドレスをハッシュ化したもの、操作の日時）
2. 利用する目的
お預かりした情報は、次の目的にのみ利用します。
- ご予約の受付・確定・変更・取消のご連絡
- 診療、および次回のご案内
- ご予約前日および当日のリマインドのご連絡
- 休診などによりご予約時間の調整が必要になった場合のご連絡
- 当院内での統計（個人を特定しない形でのご予約数・ご希望の傾向の把握）
- 広告・キャンペーンのご案内は、あらかじめ同意をいただいた場合のみ行います
3. LINE と連携する場合のメールアドレスについて
LINE でのご連絡をご希望の場合、LINE からメールアドレスをお預かりします。これは、LINE のアカウントとご予約をお取りになったご本人とを照合するために用います。
照合ができないまま連携してしまうと、別の方のご予約の内容が LINE に届くおそれがあります。そのため、メールアドレスをお預かりできない場合は連携を行いません。
お預かりしたメールアドレスは、上記の照合とご連絡にのみ利用し、広告の配信には利用しません。
4. 外部のサービスの利用（委託・国外への保管）
予約システムの運用のため、次の外部サービスを利用しています。いずれも当院の業務の委託先であり、目的外の利用は行いません。
- Cloudflare, Inc.（米国）— ウェブサイトの配信、メールの送信
- Neon, Inc.（データの保管場所：シンガポール）— 予約と診療記録の保管
- LINE ヤフー株式会社（日本）— LINE をご希望の方へのご連絡
- Discord, Inc.（米国）— 院内スタッフへのご予約の通知（お名前・電話番号・メールアドレスを含みます）
- Google LLC（米国）— 当院スタッフの管理画面へのログイン（患者さまの情報は渡していません）
5. 保存する期間
ご予約と診療に関する記録は、最後のご来院から 5 年間保存します。これは歯科診療の経過を追うために必要な期間です。
期間を過ぎた記録は、お名前・電話番号・メールアドレスを削除し、個人を特定できない形（統計のための情報）にしたうえで保管します。
6. 開示・訂正・削除のご請求
お預かりしている情報の内容の確認、訂正、削除をご希望の場合は、お電話にてお申し出ください。ご本人であることを確認したうえで対応します。
削除をご希望の場合、お名前・電話番号・メールアドレスなどご本人を特定する情報を削除します。ただし、診療の記録そのものは法令および診療の安全上の必要から、個人を特定できない形にして保管する場合があります。
7. Cookie などの利用
ご予約の入力内容の一時的な保持、表示言語の記憶、および当院スタッフのログイン状態の保持のために Cookie を利用します。
広告の配信を目的とした第三者による追跡は行っていません。
8. 診療録との関係
本システムに記録するのは、ご予約と診療の経過に関する当院内の記録です。法令に基づく診療録（カルテ）および保険の請求に関する記録は、別のシステムで管理しています。
9. 本方針の改定
法令の改正や取り扱いの変更に応じて、本方針を改定することがあります。重要な変更を行う場合は、本ページにてお知らせします。
10. お問い合わせ先
ロイ歯科クリニック
〒000-0000 東京都〇〇区〇〇 1-2-3 〇〇ビル 3F